إذا كنت تقوم حاليا تخزين ، أو التفكير في تخزين المستندات الخاصة بك الحرجة التخزين داخل الذاتي تمكن مخزن -- هل يجوز لمثل هذه القراءة...
حوالي 25 ٪ من جميع مستخدمي الذاتي مخزن هي الشركات التجارية. وغالبية هذه الشركات الاستفادة من تبدو مرنة ومأمونة وميسورة غرف التخزين إلى حد كبير باعتبارها وسيلة لتحرير مساحة المكاتب داخل مكان عملهم. وما هو بند التخزين بالنسبة لهذه الشركات؟ والمتربة الملفات القديمة التي تم إحداث فوضى المكاتب ؛ في خزائن ؛ على الرفوف ، في صناديق من أجل ما يبدو إلى الأبد. هذه الملفات هي الألم ، وإزعاج ، وقذى للعين. تشريع محركات طول الوقت علينا الاحتفاظ بسجلات وهذا يمكن أن تصل من 7 سنوات إلى 100 سنة مخيفة أو إلى أجل غير مسمى.
كذلك هذا صحيح -- القوة الدافعة الرئيسية للحفاظ على السجلات التجارية هي في الواقع من أجل تجنب التقاضي ، والامتثال التنظيمي وأيضا لمجرد ممارسات تجارية سليمة. وهناك عدد كبير من الشركات على الرغم من أن اختيار للإدارة الذاتية والسجلات التجارية يفعلون ذلك لتحقيق وفورات مالية وينظر أيضا شعورا السيطرة وامتلاك تلك السجلات.
ولكن دعونا نلقي نظرة على كيفية إدارة السجلات المهنية الخدمة يمكن أن يفوق بكثير عن النفس تمكن الحل على العديد من المستويات. سنبدأ من خلال النظر في بعض المقارنات البسيطة المالية.
تكاليف التخزين
من دون شك نقل السجلات من حل في المنزل إلى إدارة ذاتية تخزين خارج الموقع وسيلقي عدد من المدخرات إلى الأعمال التجارية. معظم بشكل ملحوظ عن طريق نقل السجلات خارج الموقع الأعمال لا ربط تكلفة الحيز المكتبي (وأحيانا يصل إلى 100 جنيه استرليني قدم مربع) مع الموتى أو الوثائق التي تتحرك ببطء. نقل هذه الملفات لتخزين وإدارة ذاتية يمكنك تحقيق بعض المدخرات الهائلة على الفور. ولكن إلقاء نظرة على كم من هذه النفس تمكنت غرفة لديه بالفعل سجل في ذلك. كم هي رقيقة الهواء؟ كم هي مساحة الممر؟ كم هو تناولها مع الأرفف؟ كيف صناديق العديد من الملفات يمكنك تخزين معقولة في تلك الغرفة التي كنت تدفع عنه؟ لا ننظر الى التكلفة للقدم المربع الواحد لاعادتها الى العمل من حيث التكلفة لكل صندوق.
مع إيقاف المهنية موقع إدارة السجلات حل لكم ببساطة يدفعون ثمن ما قمت بتخزين -- لا أكثر ولا أقل. دعونا نلقي نظرة على ما وفورات إضافية يمكن تحقيقه عندما عملك يختار حلا المهنية على مدى تمكن الحل الذاتي. دعونا نلقي 100 قدم مربع الذاتي غرفة تخزين للمبتدئين -- وهذا منطقي ويمكن الاستمرار على الأرفف حوالي 250 القياسية (1.1 cuft) صناديق مملوءة وثائق الأرشيف. غرفة مثل هذا يمكن أن يكلف في مكان ما في المنطقة من 30-60 جنيه استرليني في الأسبوع تبعا لنوع من الغرفة. حتى تسمح للسعر أنه حتى في وسطه. £ 45.00 في هذه الصناديق في الاسبوع لن يكلفك بمتوسط 9.36 جنيه استرليني لكل مربع سنويا. ولا ننسى التكاليف المضافة لالتخزين الذاتي التأمين التي غالبا ما تكون مطلوبة على أعلى من هذا السعر. اعتمادا على وحدات التخزين ، وذلك قبالة المهنية حل الموقع ، وكنت في كثير من الأحيان أكثر تكلفة أرخص في المربع الذي تدفعه. ويستخدم عادة ل250 صناديق المحفوظات القياسية هل يمكن أن نتوقع أن يكون في مكان ما نقلت في المنطقة جنيه استرليني 0.20 -- £ 0.50 المربع الواحد شهريا. ذلك مرة أخرى في اتخاذ موقف وسط هنا (£ 0.35 في المربع شهريا) التي من شأنها أن نساوي بين لتكلفة فقط 4.20 جنيه استرليني لكل مربع سنويا لتخزين. حتى في نهاية العالي (£ 0.50) أنها لا تعمل إلا في خارج £ 6.00 في مربع سنويا. شرعيا ثم هل يمكن تحقيق وفورات تخزين إضافية تصل إلى 50 ٪ أو أكبر بالمقارنة مع أي إدارة ذاتية الحل.
تخيل ما الادخار سيكون القفز مباشرة من منزل في حل لإيقاف المهنية الموقع نجح الحل.
تكلفة الوصول
يحاولون وضع التكلفة على النشاط الداخلي هو دائما ما تكون صعبة لكنها بالتأكيد من المفيد محاولة تحديد تكلفة الاعمال. في تقرير إدارة مخزن -- الإجراءات لوضع السجلات في لتخزين واسترجاع أيضا عناصر من تخزين الملفات ومتى ستكون هناك حاجة إلى أن تضطلع بها موظفيكم. وليس فقط على الوقت والعمل الذي يقضيه الموظفون الذين يزورون منشأة تخزين النفس تحتاج أيضا إلى النظر في تكلفة الفرصة الضائعة من memember من الموظفين عدم القيام بواجباتهم الأساسية. لأنهم في كل مرة طلب لاسترداد ملف أو مكان بعض سجلات إضافية في لتخزين سوف يكون لكم أخذها بعيدا عن "يوم عمل". فمن المفترض على نطاق واسع أن التكلفة الحقيقية لرجال الأعمال من ايداع وثيقة واحدة هي بقدر 15 جنيها عند معالجة داخليا بواسطة موظفيك. الآن نفكر في كل تلك الأوقات عملك لا يمكن تحديد موقع الملف في غير محلها. تذكر أنه من غير المرجح أنه إذا كنت تستخدم نظام التشغيل الذاتي تمكن ارشيف أنه سيكون لديك أي نوع من الحلول التكنولوجية في المكان لتعقب أي من السجلات التي وضعت في المخزن. وعادة ما أكثر ما يمكن أن تأمله ستكون قائمة مكتوبة بخط اليد أو ربما لوحة جدولية. هذا يزيد كثيرا من خطر سجلات يجري في غير محله. لعدم وجود نظام قوي وتتبع عملية المراجعة يعني أنه يمكنك تحمل تكلفته حوالي 90 جنيه استرليني في السجل -- مرة أخرى مكونة من الوقت وتكاليف اليد العاملة. إضافة على رأس هذا مرة أخرى تكلفة الفرصة البديلة ، وتخزين الملفات في تقرير إدارة البيئة يمكن أن تصبح مكلفة جدا -- اذا نظرتم الى الكلفة الحقيقية للقيام بذلك.
الانتقال الى خارج الموقع المهنية سجلات إدارة الخدمات ليس فقط يضمن الثمن الذي تدفعه مقابل كل نوع من الوصول ، ولكن عن طريق استخدام خدمة مهنية عملك والسجلات التجارية سوف تستفيد بشكل كبير من وضعها داخل بيئة حيث التكنولوجيا المستخدمة في كل فرصة. قوية الباركود تتبع البرامج هو شرط أساسي لجميع الشركات المهنية وإدارة السجلات وتوظيف مثل هذه البرامج تجعل من كل دليل على خداع ولكن عندما يتعلق الأمر بتتبع الملفات من ألف إلى باء. مع مسارات المراجعة الآلية ؛ الباركود معدات لاسلكية تتبع ؛ امكانيات المخزون الهائل من السجلات الخاصة بك في أيدي جيدة جدا.
